Software voor aannemers: wat moet het doen voor je geld?

Aannemer met een stapel werven en een lege bankrekening? Zo laat je software het geld binnenhalen. Je hoeft er geen avonden voor te zitten.

Wat moet software voor aannemers eigenlijk voor je doen?

Goede software voor aannemers zorgt dat je sneller betaald wordt. De factuur ontstaat uit werk dat al vastligt: de getekende offerte en de werkbonnen. Het voorschot komt binnen voordat je materiaal bestelt. De rest is bijzaak.

Veel aannemers zoeken eerst naar planning of urenregistratie. Dat is logisch, want daar zit de dagelijkse drukte. Maar het geld zit ergens anders. Een klus is pas af als hij betaald is.

Kijk dus naar twee momenten. Het eerste is vóór de werken: staat er een handtekening en is het voorschot betaald? Het tweede is erna: hoe snel gaat de factuur de deur uit?

Stel, je bent dakwerker. Je bestelt voor een dak de pannen en de latten. Pas na afloop maak je een factuur. Dan heb je weken zelf het materiaal voorgefinancierd. Dat is geen pech, dat is een gat in je werkwijze.

Waarom gaat mijn factuur zo laat de deur uit?

Je factuur komt laat omdat je hem achteraf moet reconstrueren. Je zoekt uren, bonnetjes en afspraken bij elkaar. Laat de factuur ontstaan uit de werkbonnen en de getekende offerte, dan hoef je niets meer na te gaan. Dat scheelt de avond achter de laptop.

Het probleem zit zelden in het typen. Het zit in het zoeken. Wat was er afgesproken? Welke meerwerken zijn erbij gekomen? Wie heeft wat getekend?

Met Facturen wordt een werkbon of offerte een factuur. De nummers lopen door en je boekhouder krijgt een export. Je bevestigt de factuur zelf, voordat hij naar de klant gaat.

Stel, je bent loodgieter en je werkt vier dagen bij één klant. Elke dag leg je op een werkbon vast wat je deed. Op vrijdag staat alles al klaar. Je kijkt het na, drukt op bevestigen en de factuur vertrekt.

Wil je weten wat er op een factuur moet staan? Unizo zet de verplichte vermeldingen op een factuur op een rij. Lees dat één keer door en controleer je sjabloon.

Hoe haal ik een voorschot binnen voordat ik materiaal bestel?

Je haalt een voorschot binnen met een betaallink bij de offerte. De klant tekent, betaalt en pas dan bestel je. Zo financier je de werken niet zelf voor. Geld en handtekeningen lopen altijd via een link, nooit via de chat.

Het werkt in twee stappen. Eerst tekent de klant de offerte op zijn gsm. Dat heet Contract + handtekening: een elektronische handtekening, met een getekend stuk dat je achteraf kunt voorleggen.

Daarna volgt de betaallink. Met Betaallink + startsein loopt het voorschot via een betaallink van je eigen bunq. Na betaling staat de klus klaar in je planning.

Stel, je verbouwt een badkamer. De faience en het sanitair kosten flink wat. Je stuurt de offerte met een betaallink. Pas als het voorschot binnen is, bestel je. Je moet niemand nabellen.

De app zet de link klaar. Jij bevestigt, en pas dan gaat hij naar de klant. Zo raakt niets aan geld of handtekening zonder dat jij het ziet.

Welke gegevens heb ik al, en wat mis ik nog?

Je hebt vaak al alles: een offerte, werkbonnen, uren en bonnetjes. Alleen staan ze verspreid over berichtjes, papier en je hoofd. Software voor aannemers brengt ze samen, zodat de factuur rechtstreeks uit die gegevens volgt.

Loop eens na waar jouw informatie nu staat. De offerte zit in een mailtje. De uren staan op een briefje in de camionette. De meerwerken zijn een telefoontje van dinsdag.

Elk van die losse stukjes kost je tijd bij het factureren. Leg je ze meteen vast, dan is de factuur een kwestie van controleren. Je spreekt de meerwerken in of typt ze, en ze staan erbij.

Let ook op het btw-tarief. Voor renovatie van woningen ouder dan tien jaar geldt in België 6%, met een verklaring op de factuur in plaats van het vroegere attest. De FOD Financiën beschrijft wanneer het verlaagde btw-tarief voor verbouwen geldt. Dat controleer je dus liever vooraf dan achteraf.

Meer over wat bouwsoftware je oplevert, lees je in Wat is bouwsoftware en wat levert het je op?.

Wat kost het om hiermee te beginnen?

Je begint gratis, zonder iets te installeren. Het proefaccount is voor één gebruiker en loopt over vijf projecten, van aanvraag tot factuur. Je werkt in dezelfde app als betalende klanten. Alle tools zitten erin, ook Facturen en de betaallink.

Je zet dus geen geld in om te kijken of het bij je past. Je neemt een echte klus, maakt de offerte, laat hem tekenen en haalt het voorschot binnen. Daarna zie je zelf of de factuur sneller klaar is.

Past het, dan kies je een pakket. Solo (de bedragen staan op de prijzenpagina) is bedoeld voor wie alleen werkt. Er zijn geen opstartkosten. Een project telt bij zijn eerste offerte.

Alles wat geld of een handtekening raakt, zet de app klaar met een bevestigknop. Jij houdt de touwtjes in handen. Bekijk de diensten rond facturen en betalingen om te zien hoe het eruitziet.

Wil je het zelf proberen met één echte klus? Maak je gratis proefaccount aan en je ziet in een namiddag hoe een factuur uit je offerte ontstaat.