Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

Van Borg Agency, das Einzelunternehmen von Nicolaas Sterenborg, ist Verantwortlicher für die Daten der Besucher von vanborg.com und für die Kontodaten der Kunden. Anschrift: Kieler Bocht 104, 9642 CE Veendam, Niederlande. KVK-Nummer: 42125845 · Niederlassungsnummer: 000066299039 · USt-IdNr.: NL005514922B93. Fragen zum Datenschutz stellen Sie über das Kontaktformular auf vanborg.com/de/contact oder per E-Mail an nicolaas@vanborg.com.

Für die Daten, die Sie als Kunde in der App über Ihre Kunden erfassen, etwa Namen, Adressen und Projekte, sind Sie der Verantwortliche und wir der Auftragsverarbeiter. Darum geht es in Punkt 6.

2. Welche Daten wir erheben

Konto: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname, Ihre Anschrift, KVK-Nummer und USt-IdNr., dazu die Nutzer, die Sie Ihrem Konto hinzufügen. Diese Daten geben Sie bei der Registrierung selbst an.

Geschäftsdaten in der App: alles, was Sie eingeben oder einsprechen, um Ihre Arbeit zu erledigen. Projekte, Kunden, Arbeitsberichte, Angebote, Rechnungen, Stunden, Mehrarbeit, Belege, Planung, das Wkb-Dossier und die Fotos, die Sie dazu machen. Diese Daten verarbeiten wir nur, damit die App für Sie funktioniert.

Chat und Sprache: was Sie dem ChatAgent schreiben und was Sie einsprechen. Eine Sprachaufnahme wird in Text umgewandelt und danach gelöscht; den Text speichern wir wie eine Chatnachricht. Der Agent weist zu Beginn darauf hin, dass Sie mit einer KI sprechen.

Zahlungen: Betrag, Status und Referenz jeder Zahlungsanforderung. Die Zahlung selbst läuft über bunq; wir sehen keine Kontonummer und keinen Kontostand, nur das, was bunq mit der Bestätigung übermittelt.

Kontaktformular: Ihr Name, Ihr Firmenname, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht. Auch diese Angaben machen Sie selbst.

Technisch: Um Missbrauch des Chats, des Kontaktformulars und der Anmeldeseite zu verhindern, speichern wir keine IP-Adressen, sondern nur einen nicht umkehrbaren Ableitungswert davon (einen Hash mit geheimem Salt). Rechtlich bleibt das ein personenbezogenes Datum, und so behandeln wir es auch. Geht technisch etwas schief, sendet die Website einen Fehlerbericht an Sentry (EU-Region) mit der Seite, dem Browser und dem Fehler, ohne Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder das, was Sie in ein Formular oder in den Chat getippt haben.

Besucherzahlen: Wir nutzen Vercel Web Analytics und Speed Insights des Anbieters, der die Website hostet. Diese zählen Seitenaufrufe und messen die Ladegeschwindigkeit ohne Cookies, ohne Fingerprinting und ohne Profil. Aus diesen Zahlen lässt sich nicht ableiten, wer Sie sind. Werbecookies und Pixel setzen wir nirgends ein.

3. Wofür wir sie verwenden

Um die App bereitzustellen: Ihr Konto führen, Ihre Dokumente erstellen und speichern, den ChatAgent antworten lassen und Zahlungen abwickeln (Rechtsgrundlage: Erfüllung des Vertrags).

Um Ihre Anfrage über das Kontaktformular zu beantworten und Ihnen ein passendes Angebot zu machen (Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen).

Um die App sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern und Fehler zu finden und zu beheben (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, mit so wenig Daten wie möglich).

Um das Steuerrecht einzuhalten: Rechnungen und Zahlungen bewahren wir sieben Jahre auf (Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung).

Wir verwenden Ihre Daten nicht für unaufgeforderte Newsletter und verkaufen sie nie an Dritte. Marketing-E-Mails erhalten Sie nur, wenn Sie sich selbst dafür anmelden, und abmelden können Sie sich jederzeit über den Link unten in jeder E-Mail.

4. Wie der ChatAgent mit Ihren Daten umgeht

Der ChatAgent läuft auf einem Sprachmodell von Anthropic, das wir über die API ansprechen. Ihre Nachrichten und die Daten, die der Agent für seine Antwort braucht, etwa ein Projekt oder ein Kunde, gehen dafür an Anthropic. Anthropic verwendet Daten, die über die API eingehen, nicht zum Training von Modellen. Sprache wird von OpenAI in Text umgewandelt. Bei Entscheidungen, an denen ein Betrag hängt, prüft ein zweites Modell von TypeSafe (Jev) mit. Mit all diesen Anbietern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.

Was der Agent vorschlägt, kann Fehler enthalten. Beträge werden immer von einem Menschen bestätigt; der Agent macht nichts endgültig ohne Ihre Zustimmung. Der Agent erstellt kein Profil von Ihnen und trifft keine Entscheidungen über Sie als Person.

Chatverläufe speichern wir zwölf Monate, damit Sie ein Gespräch nachlesen können und damit wir Fehler im Agenten beheben können. Danach löschen wir sie. Möchten Sie sie früher löschen lassen, bitten Sie darum über das Kontaktformular auf vanborg.com/de/contact oder per E-Mail an nicolaas@vanborg.com.

5. An wen wir Daten weitergeben

Nur an Dienstleister, die nötig sind, damit Website und App laufen. Konkret: Vercel (Hosting, EU-Region Frankfurt, dazu Besucherzahlen und Ladegeschwindigkeit), Supabase (Datenbank und Speicherung von Dokumenten und Fotos, EU-Region), Anthropic (das KI-Modell hinter dem ChatAgent), OpenAI (Sprache zu Text), TypeSafe (das Entscheidungsmodell Jev), bunq (Zahlungsanforderungen), PDOK und das Kadaster (Adresssuche; nur die Adresse, die Sie eingeben), die USt-IdNr.-Prüfung VIES der Europäischen Kommission (nur die USt-IdNr., die Sie eingeben), Resend (Versand unserer E-Mails: Bestätigungen, Antworten auf Ihre Fragen und Benachrichtigungen, Marketing-E-Mails nur, wenn Sie sich angemeldet haben), Google (Workspace, für unsere geschäftlichen E-Mails) und Sentry (Fehlermeldungen, EU-Region). Mit diesen Anbietern wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.

Einige dieser Dienstleister verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten. Das geschieht mit geeigneten Garantien: Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie dieser Garantien können Sie bei uns anfordern. Wir verkaufen nie Daten und geben nichts für Werbezwecke weiter.

6. Daten Ihrer Kunden

Erfassen Sie in der App Daten Ihrer Kunden, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag. Sie bleiben Verantwortlicher; wir sind Auftragsverarbeiter. Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Diese Daten gehören Ihnen und bleiben Ihre. Beenden Sie das Abonnement, können Sie sie exportieren, und danach löschen wir sie.

Für diese Verarbeitung setzen wir die Unterauftragsverarbeiter aus Punkt 5 ein. Kommt ein neuer Unterauftragsverarbeiter hinzu, kündigen wir das mindestens vierzehn Tage im Voraus per E-Mail an, damit Sie widersprechen können, bevor dieser Anbieter Daten verarbeitet.

7. Wie lange wir Daten speichern

Kontodaten und alles, was Sie in der App erfasst haben: solange Ihr Konto besteht, plus dreißig Tage danach. In diesen dreißig Tagen können Sie noch exportieren. Danach löschen wir alles, außer dem, was wir gesetzlich aufbewahren müssen.

Chatverläufe: zwölf Monate. Sprachaufnahmen aus der Spracheingabe in der App: direkt nach der Umwandlung in Text. Kontaktanfragen, die nicht zu einem Abonnement führen: zwölf Monate. Fehlerberichte bei Sentry: höchstens neunzig Tage. Gehashte IP-Adressen für den Missbrauchsschutz: höchstens 24 Stunden.

Rechnungen, Zahlungen und andere steuerlich relevante Daten: sieben Jahre, weil das Gesetz es vorschreibt.

8. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen: verschlüsselte Verbindungen (https), Anmeldung mit einem Passwort von mindestens zehn Zeichen, ein Einmal-Link per E-Mail, um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen oder ein neues Passwort zu wählen, strikte Trennung der Daten verschiedener Unternehmen in der Datenbank, Zugriffsbeschränkung und so wenig Daten an so wenigen Stellen wie möglich. Sollte es trotz allem zu einer Datenpanne mit Risiko für Betroffene kommen, melden wir das nach den gesetzlichen Vorschriften, auch Ihnen.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Vieles davon erledigen Sie selbst in der App: Ihre Daten ändern, exportieren oder Ihr Konto schließen. Für alles andere senden Sie eine Anfrage über das Kontaktformular auf vanborg.com/de/contact oder per E-Mail an nicolaas@vanborg.com; wir antworten innerhalb eines Monats.

Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, können Sie sich bei der niederländischen Datenschutzbehörde Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) beschweren. Wir hören es lieber zuerst selbst, aber das ist keine Voraussetzung.

10. Cookies und lokaler Speicher

Die Website setzt keine Tracking-Cookies und hat deshalb kein Cookie-Banner. Nach der Anmeldung setzt die App ein Sitzungscookie, mit dem Sie angemeldet bleiben; es ist für die Erbringung des Dienstes erforderlich. In Ihrem Browser speichern wir lokal Ihr Design (hell oder dunkel), ob Sie den Vorschlag für eine andere Sprache schon gesehen haben, und in der App, wie Sie Ihren Bildschirm eingeteilt haben. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, zum Beispiel wenn wir einen Dienstleister wechseln oder ein neues Tool hinzufügen. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite, oben mit dem Datum der letzten Änderung. Wesentliche Änderungen teilen wir Kunden per E-Mail mit.