Déclaration de confidentialité

1. Qui est responsable

Van Borg Agency, l'entreprise individuelle (eenmanszaak) de Nicolaas Sterenborg, est responsable du traitement des données des visiteurs de vanborg.com et des données de compte des clients. Adresse : Kieler Bocht 104, 9642 CE Veendam, Pays-Bas. Numéro KVK : 42125845 · numéro d'établissement : 000066299039 · numéro de TVA : NL005514922B93. Pour toute question sur la vie privée, adressez-vous à nous via le formulaire de contact sur vanborg.com/fr/contact, ou par e-mail à nicolaas@vanborg.com.

Pour les données que vous, en tant que client, introduisez dans l'application au sujet de vos propres clients, comme des noms, des adresses et des projets, c'est vous qui êtes responsable du traitement et nous sommes sous-traitant. Le point 6 traite de ce sujet.

2. Les données que nous collectons

Compte : votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre entreprise, votre adresse, votre numéro KVK et votre numéro de TVA, ainsi que les utilisateurs que vous ajoutez à votre compte. Vous fournissez vous-même ces données lors de l'inscription.

Données d'entreprise dans l'application : tout ce que vous saisissez ou dictez pour faire votre travail. Projets, clients, bons de travail, devis, factures, heures, travaux supplémentaires, tickets de caisse, planning, le dossier Wkb et les photos que vous y joignez. Nous ne traitons ces données que pour faire fonctionner l'application pour vous.

Chat et voix : ce que vous écrivez au ChatAgent et ce que vous dictez. Un enregistrement vocal est converti en texte puis supprimé ; nous conservons le texte comme un message de chat. L'agent signale dès le début que vous parlez à une IA.

Paiements : le montant, le statut et la référence de chaque demande de paiement. Le paiement lui-même passe par bunq ; nous ne voyons ni numéro de compte ni solde, seulement ce que bunq transmet avec la confirmation.

Formulaire de contact : votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre message. Ces données aussi, vous les fournissez vous-même.

Données techniques : pour lutter contre les abus du chat, du formulaire de contact et de la page de connexion, nous n'enregistrons pas les adresses IP, mais uniquement une valeur dérivée irréversible (un hachage avec un sel secret). Juridiquement, cela reste une donnée à caractère personnel et nous la traitons comme telle. En cas de problème technique, le site envoie un rapport d'erreur à Sentry (région UE) avec la page, le navigateur et l'erreur, sans votre nom, votre adresse e-mail ni ce que vous avez tapé dans un formulaire ou dans le chat.

Statistiques de visite : nous utilisons Vercel Web Analytics et Speed Insights, fournis par l'hébergeur du site. Ces outils comptent les pages vues et mesurent la vitesse de chargement sans cookies, sans empreinte numérique (fingerprinting) et sans profil. Ces chiffres ne permettent pas de savoir qui vous êtes. Nous n'utilisons nulle part de cookies publicitaires ni de pixels.

3. Ce à quoi elles nous servent

Pour fournir l'application : gérer votre compte, créer et conserver vos documents, faire répondre le ChatAgent et traiter les paiements (base juridique : exécution du contrat).

Pour répondre à votre demande via le formulaire de contact et vous faire une proposition adaptée (base juridique : phase précontractuelle).

Pour sécuriser l'application, lutter contre les abus, et détecter et corriger les erreurs (base juridique : intérêt légitime, avec le moins de données possible).

Pour respecter la législation fiscale : nous conservons les factures et les paiements pendant sept ans (base juridique : obligation légale).

Nous n'utilisons pas vos données pour des newsletters non sollicitées et nous ne les vendons jamais à des tiers. Vous ne recevez des e-mails marketing que si vous vous y êtes inscrit vous-même, et vous pouvez toujours vous désinscrire via le lien en bas de chaque e-mail.

4. Comment le ChatAgent traite vos données

Le ChatAgent fonctionne avec un modèle de langage d'Anthropic, que nous interrogeons via l'API. Vos messages et les données dont l'agent a besoin pour répondre, comme un projet ou un client, sont pour cela transmis à Anthropic. Anthropic n'utilise pas les données reçues via l'API pour entraîner ses modèles. La voix est convertie en texte par OpenAI. Pour les décisions qui impliquent un montant, un second modèle de TypeSafe (Jev) contrôle aussi. Nous avons conclu des accords de sous-traitance avec toutes ces parties.

Ce que propose l'agent peut contenir des erreurs. Les montants sont toujours confirmés par un humain ; l'agent ne rend rien définitif sans votre accord. L'agent ne construit pas de profil de vous et ne prend aucune décision vous concernant en tant que personne.

Nous conservons les historiques de chat pendant douze mois, pour que vous puissiez relire une conversation et pour que nous puissions corriger les erreurs de l'agent. Ensuite, nous les supprimons. Si vous souhaitez qu'ils soient supprimés plus tôt, demandez-le via le formulaire de contact sur vanborg.com/fr/contact, ou par e-mail à nicolaas@vanborg.com.

5. Avec qui nous partageons des données

Uniquement avec les fournisseurs nécessaires au fonctionnement du site et de l'application. Concrètement : Vercel (hébergement, région UE Francfort, ainsi que les statistiques de visite et la vitesse de chargement), Supabase (base de données et stockage des documents et des photos, région UE), Anthropic (le modèle d'IA derrière le ChatAgent), OpenAI (voix vers texte), TypeSafe (le modèle de décision Jev), bunq (demandes de paiement), PDOK et le Kadaster (recherche d'adresses ; uniquement l'adresse que vous saisissez), le contrôle de TVA VIES de la Commission européenne (uniquement le numéro de TVA que vous saisissez), Resend (l'envoi de nos e-mails : confirmations, réponses à vos questions et notifications, et e-mails marketing uniquement si vous vous êtes inscrit), Google (Workspace, pour notre messagerie professionnelle) et Sentry (rapports d'erreurs, région UE). Des accords de sous-traitance ont été conclus avec ces parties.

Certains de ces fournisseurs traitent des données aux États-Unis. Cela se fait avec des garanties appropriées : une certification dans le cadre du EU-US Data Privacy Framework ou des clauses contractuelles types de l'UE. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties. Nous ne vendons jamais de données et ne partageons rien à des fins publicitaires.

6. Les données de vos clients

Si vous introduisez dans l'application des données de vos clients, nous les traitons pour votre compte. Vous restez responsable du traitement ; nous sommes sous-traitant. Sur demande, nous concluons un contrat de sous-traitance. Ces données sont et restent les vôtres. Si vous arrêtez votre abonnement, vous pouvez les exporter, après quoi nous les supprimons.

Pour ce traitement, nous faisons appel aux sous-traitants ultérieurs mentionnés au point 5. Si un nouveau sous-traitant ultérieur s'ajoute, nous l'annonçons par e-mail au moins quatorze jours à l'avance, afin que vous puissiez vous y opposer avant que cette partie ne traite des données.

7. Combien de temps nous conservons les données

Les données de compte et tout ce que vous avez mis dans l'application : tant que votre compte existe, plus trente jours. Pendant ces trente jours, vous pouvez encore exporter. Ensuite, nous supprimons tout, sauf ce que la loi nous oblige à conserver.

Historiques de chat : douze mois. Enregistrements vocaux de la saisie vocale dans l'application : supprimés dès leur conversion en texte. Demandes de contact qui ne débouchent pas sur un abonnement : douze mois. Rapports d'erreurs chez Sentry : 90 jours au maximum. Adresses IP hachées pour la protection contre les abus : 24 heures au maximum.

Factures, paiements et autres données ayant une portée fiscale : sept ans, parce que la loi l'impose.

8. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées (https), connexion avec un mot de passe d'au moins dix caractères, un lien à usage unique par e-mail pour confirmer votre adresse ou choisir un nouveau mot de passe, séparation stricte entre les données des différentes entreprises dans la base de données, restriction des accès, et le moins de données possible au moins d'endroits possible. Si, malgré tout, une fuite de données présentant un risque pour les personnes concernées devait survenir, nous la notifions conformément aux règles légales, y compris à vous.

9. Vos droits

Vous avez un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d'opposition. Vous pouvez exercer une grande partie de ces droits vous-même dans l'application : modifier vos données, les exporter ou fermer votre compte. Pour le reste, envoyez une demande via le formulaire de contact sur vanborg.com/fr/contact, ou par e-mail à nicolaas@vanborg.com ; nous répondons dans un délai d'un mois.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autoriteit Persoonsgegevens, l'autorité néerlandaise de protection des données (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Nous préférons l'entendre d'abord nous-mêmes, mais ce n'est pas une condition.

10. Cookies et stockage local

Le site ne place aucun cookie de suivi et n'a donc pas de bandeau cookies. Après la connexion, l'application place un cookie de session qui vous permet de rester connecté ; il est nécessaire pour fournir le service. Dans votre navigateur, nous retenons localement votre thème (clair ou sombre), si vous avez déjà vu la suggestion d'une autre langue et, dans l'application, la disposition de votre écran. Ces informations ne quittent pas votre appareil.

Nous pouvons modifier la présente déclaration de confidentialité, par exemple si nous changeons de fournisseur ou ajoutons un nouvel outil. La version en vigueur figure toujours sur cette page, avec en haut la date de la dernière modification. Nous informons les clients des modifications substantielles par e-mail.