Gizlilik bildirimi

1. Sorumlu kimdir

Sahibi Nicolaas Sterenborg olan şahıs şirketi (eenmanszaak) Van Borg Agency, vanborg.com ziyaretçilerinin verileri ve müşterilerin hesap verileri için veri sorumlusudur. Adres: Kieler Bocht 104, 9642 CE Veendam, Hollanda. Hollanda KVK numarası: 42125845 · Şube numarası (vestigingsnummer): 000066299039 · KDV numarası (btw-id): NL005514922B93. Gizlilikle ilgili sorularınızı vanborg.com/tr/contact adresindeki iletişim formu üzerinden iletebilirsiniz veya nicolaas@vanborg.com adresine e-posta gönderebilirsiniz.

Müşteri olarak uygulamaya kendi müşterileriniz hakkında girdiğiniz veriler (isimler, adresler ve projeler gibi) için veri sorumlusu sizsiniz, biz ise veri işleyeniz. Bu konu 6. maddede ele alınır.

2. Hangi verileri topluyoruz

Hesap: adınız, e-posta adresiniz, şirket adınız, adresiniz, KVK numaranız ve KDV numaranız (btw-id), ayrıca hesabınıza eklediğiniz kullanıcılar. Bu bilgileri kayıt olurken kendiniz verirsiniz.

Uygulamadaki şirket verileri: işinizi yapmak için girdiğiniz veya sesli olarak söylediğiniz her şey. Projeler, müşteriler, iş fişleri, teklifler, faturalar, saatler, ek işler, harcama fişleri, planlama, Wkb dosyası ve bunlara eklediğiniz fotoğraflar. Bu verileri yalnızca uygulamanın sizin için çalışması amacıyla işleriz.

Sohbet ve ses: ChatAgent'a yazdıklarınız ve sesli söyledikleriniz. Bir ses kaydı metne dönüştürülür ve ardından silinir; metni bir sohbet mesajı gibi saklarız. Ajan, en başta bir yapay zekâ ile konuştuğunuzu belirtir.

Ödemeler: her ödeme talebinin tutarı, durumu ve referansı. Ödemenin kendisi bunq üzerinden yapılır; hesap numaranızı veya bakiyenizi görmeyiz, yalnızca bunq'un onayla birlikte ilettiği bilgileri görürüz.

İletişim formu: adınız, şirket adınız, e-posta adresiniz, telefon numaranız ve mesajınız. Bunları da kendiniz verirsiniz.

Teknik: sohbetin, iletişim formunun ve giriş sayfasının kötüye kullanılmasını önlemek için IP adreslerini saklamayız, yalnızca bunlardan türetilmiş, geri döndürülemez bir değer (gizli bir tuzla oluşturulmuş bir hash) saklarız. Bu değer hukuken yine kişisel veridir ve ona da öyle davranırız. Teknik bir sorun çıkarsa site, Sentry'ye (AB bölgesi) sayfayı, tarayıcıyı ve hatayı içeren bir hata raporu gönderir; adınız, e-posta adresiniz veya bir forma ya da sohbete yazdıklarınız bu rapora girmez.

Ziyaret istatistikleri: siteyi barındıran şirketin Vercel Web Analytics ve Speed Insights hizmetlerini kullanırız. Bunlar sayfa ziyaretlerini sayar ve yükleme hızını çerez, parmak izi takibi (fingerprinting) ve profil olmadan ölçer. Bu rakamlardan kim olduğunuz çıkarılamaz. Reklam çerezlerini ve pikselleri hiçbir yerde kullanmayız.

3. Verileri ne için kullanıyoruz

Uygulamayı sunmak için: hesabınızı yönetmek, belgelerinizi oluşturmak ve saklamak, ChatAgent'ın yanıt vermesini sağlamak ve ödemeleri işlemek (hukuki dayanak: sözleşmenin ifası).

İletişim formu üzerinden gelen talebinizi yanıtlamak ve size uygun bir teklif sunmak için (hukuki dayanak: sözleşme öncesi aşama).

Uygulamayı güvende tutmak, kötüye kullanımı önlemek ve hataları bulup düzeltmek için (hukuki dayanak: meşru menfaat, mümkün olan en az veriyle).

Vergi mevzuatına uymak için: faturaları ve ödemeleri yedi yıl saklarız (hukuki dayanak: yasal yükümlülük).

Verilerinizi istenmeyen bültenler için kullanmayız ve asla üçüncü taraflara satmayız. Pazarlama e-postalarını yalnızca kendiniz abone olursanız alırsınız ve her e-postanın altındaki bağlantıyla istediğiniz zaman abonelikten çıkabilirsiniz.

4. ChatAgent verilerinizi nasıl kullanır

ChatAgent, API üzerinden eriştiğimiz, Anthropic'e ait bir dil modeliyle çalışır. Mesajlarınız ve ajanın yanıt vermek için ihtiyaç duyduğu veriler (örneğin bir proje veya bir müşteri) bu amaçla Anthropic'e gönderilir. Anthropic, API üzerinden gelen verileri model eğitmek için kullanmaz. Ses, OpenAI tarafından metne dönüştürülür. Bir tutarın söz konusu olduğu kararlarda TypeSafe'e ait ikinci bir model (Jev) de kontrol eder. Bu tarafların hepsiyle veri işleme sözleşmelerimiz vardır.

Ajanın önerdikleri hata içerebilir. Tutarlar her zaman bir insan tarafından onaylanır; ajan sizin onayınız olmadan hiçbir şeyi kesinleştirmez. Ajan sizin hakkınızda bir profil oluşturmaz ve kişi olarak sizinle ilgili kararlar almaz.

Sohbet kayıtlarını on iki ay saklarız; böylece bir konuşmayı yeniden okuyabilirsiniz, biz de ajandaki hataları düzeltebiliriz. Ardından bunları sileriz. Daha önce silinmelerini istiyorsanız bunu vanborg.com/tr/contact adresindeki iletişim formu üzerinden veya nicolaas@vanborg.com adresine e-posta göndererek talep edebilirsiniz.

5. Verileri kimlerle paylaşıyoruz

Yalnızca sitenin ve uygulamanın çalışması için gerekli olan tedarikçilerle. Somut olarak: Vercel (barındırma, AB bölgesi Frankfurt, ayrıca ziyaret istatistikleri ve yükleme hızı), Supabase (veritabanı ile belge ve fotoğraf depolama, AB bölgesi), Anthropic (ChatAgent'ın arkasındaki yapay zekâ modeli), OpenAI (sesten metne), TypeSafe (karar modeli Jev), bunq (ödeme talepleri), PDOK ve Kadaster (adres sorgulama; yalnızca sizin girdiğiniz adres), Avrupa Komisyonu'nun KDV kontrolü VIES (yalnızca girdiğiniz KDV numarası), Resend (e-postalarımızın gönderimi: onaylar, sorularınıza cevaplar ve bildirimler; pazarlama e-postası yalnızca abone olduysanız), Google (Workspace, kurumsal e-postamız için) ve Sentry (hata bildirimleri, AB bölgesi). Bu taraflarla veri işleme sözleşmeleri yapılmıştır.

Bu tedarikçilerin bazıları verileri Amerika Birleşik Devletleri'nde işler. Bu, uygun güvencelerle yapılır: AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi (EU-US Data Privacy Framework) kapsamında sertifikasyon veya AB standart sözleşme maddeleri. Bu güvencelerin bir kopyasını bizden isteyebilirsiniz. Verileri asla satmayız ve reklam amacıyla hiçbir şey paylaşmayız.

6. Müşterilerinizin verileri

Uygulamaya kendi müşterilerinizin verilerini girerseniz, bu verileri sizin adınıza işleriz. Veri sorumlusu siz olmaya devam edersiniz; biz veri işleyeniz. Talep üzerine bir veri işleme sözleşmesi imzalarız. Bu veriler sizindir ve sizin kalır. Aboneliği sonlandırırsanız verileri dışa aktarabilirsiniz, ardından biz bunları sileriz.

Bu işleme için 5. maddedeki alt işleyenleri kullanırız. Yeni bir alt işleyen eklenirse, o taraf veri işlemeye başlamadan önce itiraz edebilmeniz için bunu en az on dört gün önceden e-postayla duyururuz.

7. Verileri ne kadar süre saklıyoruz

Hesap verileri ve uygulamaya girdiğiniz her şey: hesabınız var olduğu sürece, artı sonrasında otuz gün. Bu otuz gün içinde hâlâ dışa aktarma yapabilirsiniz. Ardından yasal olarak saklamamız gerekenler dışında her şeyi sileriz.

Sohbet kayıtları: on iki ay. Uygulamadaki sesli girişten gelen ses kayıtları: metne dönüştürüldükten hemen sonra silinir. Aboneliğe dönüşmeyen iletişim talepleri: on iki ay. Sentry'deki hata raporları: en fazla doksan gün. Kötüye kullanım koruması için hash'lenmiş IP adresleri: en fazla 24 saat.

Faturalar, ödemeler ve vergi açısından önemli diğer veriler: yasa bunu gerektirdiği için yedi yıl.

8. Güvenlik

Uygun teknik ve organizasyonel önlemler alırız: şifreli bağlantılar (https), en az on karakterli bir şifreyle giriş, e-posta adresinizi doğrulamak veya yeni şifre belirlemek için e-postayla gönderilen tek kullanımlık bir bağlantı, veritabanında farklı şirketlerin verileri arasında sıkı ayrım, erişim kısıtlaması ve mümkün olan en az yerde mümkün olan en az veri. Her şeye rağmen ilgili kişiler için risk taşıyan bir veri ihlali olursa, bunu yasal kurallara göre bildiririz, size de.

9. Haklarınız

Erişim, düzeltme, silme, işlemenin kısıtlanması, veri taşınabilirliği ve itiraz haklarına sahipsiniz. Bunların çoğunu uygulamada kendiniz yapabilirsiniz: verilerinizi düzenleyebilir, dışa aktarabilir veya hesabınızı kapatabilirsiniz. Geri kalanı için talebinizi vanborg.com/tr/contact adresindeki iletişim formu üzerinden veya nicolaas@vanborg.com adresine e-posta göndererek iletin; bir ay içinde yanıt veririz.

Verilerinizi işleme şeklimize katılmıyorsanız Hollanda Kişisel Verileri Koruma Kurumu Autoriteit Persoonsgegevens'e (autoriteitpersoonsgegevens.nl) şikâyette bulunabilirsiniz. Önce bizim duymamızı tercih ederiz, ancak bu bir şart değildir.

10. Çerezler ve yerel depolama

Web sitesi izleme çerezi kullanmaz ve bu nedenle çerez bandı yoktur. Giriş yaptıktan sonra uygulama, oturumunuzun açık kalmasını sağlayan bir oturum çerezi yerleştirir; bu, hizmetin sunulması için gereklidir. Tarayıcınızda temanızı (açık veya koyu), başka bir dil önerisini daha önce görüp görmediğinizi ve uygulamada ekranınızı nasıl düzenlediğinizi yerel olarak hatırlarız. Bu bilgi cihazınızdan dışarı çıkmaz.

Bu gizlilik beyanını, örneğin bir tedarikçiyi değiştirdiğimizde veya yeni bir araç eklediğimizde güncelleyebiliriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada, en üstte son değişikliğin tarihiyle birlikte yer alır. Önemli değişiklikleri müşterilere e-postayla bildiririz.