Declarație de confidențialitate

1. Cine este responsabil

Van Borg Agency, întreprinderea individuală (eenmanszaak) a lui Nicolaas Sterenborg, este operatorul datelor vizitatorilor vanborg.com și al datelor de cont ale clienților. Adresă: Kieler Bocht 104, 9642 CE Veendam, Țările de Jos. Număr KVK: 42125845 · Număr de sediu: 000066299039 · Cod de TVA: NL005514922B93. Întrebările despre confidențialitate le pui prin formularul de contact de pe vanborg.com/contact, sau prin e-mail la nicolaas@vanborg.com.

Pentru datele pe care tu, ca și client, le introduci în aplicație despre clienții tăi, cum ar fi nume, adrese și proiecte, tu ești operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită. Despre asta este punctul 6.

2. Ce date colectăm

Cont: numele tău, adresa de e-mail, numele firmei, adresa, numărul KVK și codul de TVA, plus utilizatorii pe care îi adaugi în contul tău. Aceste date le dai chiar tu când te înregistrezi.

Datele firmei în aplicație: tot ce introduci sau dictezi ca să-ți faci treaba. Proiecte, clienți, bonuri de lucru, oferte, facturi, ore, lucrări suplimentare, bonuri fiscale, planificare, dosarul Wkb și fotografiile pe care le faci pentru ele. Aceste date le prelucrăm doar ca aplicația să funcționeze pentru tine.

Chat și voce: ce îi scrii lui ChatAgent și ce dictezi. O înregistrare vocală este transformată în text și apoi ștearsă; textul îl păstrăm ca pe un mesaj de chat. La început, agentul te anunță că vorbești cu o inteligență artificială.

Plăți: suma, starea și referința fiecărei cereri de plată. Plata propriu-zisă se face la bunq; noi nu vedem niciun număr de cont și niciun sold, doar ce trimite bunq odată cu confirmarea.

Formularul de contact: numele tău, numele firmei, adresa de e-mail, numărul de telefon și mesajul tău. Și aceste date le dai chiar tu.

Date tehnice: ca să prevenim abuzul asupra chatului, formularului de contact și paginii de autentificare, nu stocăm adrese IP, ci doar o derivată ireversibilă a lor (un hash cu o sare secretă). Din punct de vedere juridic, aceasta rămâne o dată cu caracter personal și așa o și tratăm. Dacă ceva nu merge tehnic, site-ul trimite un raport de eroare către Sentry (regiunea UE) cu pagina, browserul și eroarea, fără numele tău, adresa de e-mail sau ce ai scris într-un formular ori în chat.

Statistici de vizitare: folosim Vercel Web Analytics și Speed Insights, de la firma care găzduiește site-ul. Acestea numără vizitele pe pagini și măsoară viteza de încărcare fără cookie-uri, fără fingerprinting și fără profil. Din aceste cifre nu se poate afla cine ești. Nu folosim nicăieri cookie-uri de publicitate sau pixeli.

3. Pentru ce le folosim

Ca să furnizăm aplicația: să gestionăm contul tău, să creăm și să păstrăm documentele tale, să-l facem pe ChatAgent să răspundă și să procesăm plățile (temei juridic: executarea contractului).

Ca să răspundem la cererea ta trimisă prin formularul de contact și să-ți facem o propunere potrivită (temei juridic: faza precontractuală).

Ca să păstrăm aplicația sigură, să prevenim abuzurile și să găsim și să reparăm erorile (temei juridic: interes legitim, cu cât mai puține date posibil).

Ca să respectăm legea fiscală: facturile și plățile le păstrăm șapte ani (temei juridic: obligație legală).

Nu folosim datele tale pentru buletine informative nesolicitate și nu le vindem niciodată unor terți. Primești e-mailuri de marketing doar dacă te abonezi chiar tu, iar dezabonarea se poate face oricând prin linkul din josul fiecărui e-mail.

4. Cum tratează ChatAgent datele tale

ChatAgent funcționează pe un model lingvistic de la Anthropic, pe care îl accesăm prin API. Pentru asta, mesajele tale și datele de care agentul are nevoie ca să răspundă, cum ar fi un proiect sau un client, ajung la Anthropic. Anthropic nu folosește datele primite prin API pentru a antrena modele. Vocea este transformată în text de OpenAI. La deciziile de care depinde o sumă, verifică și un al doilea model, de la TypeSafe (Jev). Cu toate aceste firme avem acorduri de prelucrare a datelor.

Ce propune agentul poate conține greșeli. Sumele sunt confirmate întotdeauna de un om; agentul nu face nimic definitiv fără acordul tău. Agentul nu îți construiește un profil și nu ia decizii despre tine ca persoană.

Jurnalele de chat le păstrăm douăsprezece luni, ca să poți reciti o conversație și ca noi să putem corecta greșelile agentului. După aceea le ștergem. Dacă vrei să le ștergem mai devreme, ne ceri asta prin formularul de contact de pe vanborg.com/contact, sau prin e-mail la nicolaas@vanborg.com.

5. Cu cine împărțim datele

Doar cu furnizorii de care avem nevoie ca site-ul și aplicația să funcționeze. Concret: Vercel (găzduire, regiunea UE Frankfurt, plus statistici de vizitare și viteză de încărcare), Supabase (baza de date și stocarea documentelor și fotografiilor, regiunea UE), Anthropic (modelul de inteligență artificială din spatele ChatAgent), OpenAI (voce în text), TypeSafe (modelul de decizie Jev), bunq (cereri de plată), PDOK și Kadaster (căutarea adreselor; doar adresa pe care o introduci tu), verificarea TVA VIES a Comisiei Europene (doar codul de TVA pe care îl introduci), Resend (trimiterea e-mailurilor noastre: confirmări, răspunsuri la întrebările tale și notificări, iar e-mailuri de marketing doar dacă te-ai abonat), Google (Workspace, pentru e-mailul nostru de firmă) și Sentry (rapoarte de erori, regiunea UE). Cu aceste firme am încheiat acorduri de prelucrare a datelor.

Unii dintre acești furnizori prelucrează date în Statele Unite. Asta se face cu garanții adecvate: certificare în cadrul EU-US Data Privacy Framework sau clauze contractuale standard ale UE. Ne poți cere o copie a acestor garanții. Nu vindem niciodată date și nu împărțim nimic în scopuri de publicitate.

6. Datele clienților tăi

Dacă introduci în aplicație date ale clienților tăi, noi le prelucrăm din însărcinarea ta. Tu rămâi operatorul; noi suntem persoana împuternicită. La cerere, încheiem un acord de prelucrare a datelor. Datele acestea sunt și rămân ale tale. Dacă renunți la abonament, le poți exporta, iar apoi noi le ștergem.

Pentru această prelucrare apelăm la subîmputerniciții de la punctul 5. Dacă se adaugă un subîmputernicit nou, anunțăm asta prin e-mail cu cel puțin paisprezece zile înainte, ca să poți obiecta înainte ca acea firmă să prelucreze date.

7. Cât timp păstrăm datele

Datele de cont și tot ce ai introdus în aplicație: cât timp există contul tău, plus încă treizeci de zile după aceea. În aceste treizeci de zile mai poți exporta. După aceea ștergem tot, cu excepția a ceea ce suntem obligați prin lege să păstrăm.

Jurnalele de chat: douăsprezece luni. Înregistrările vocale din dictarea în aplicație: imediat după ce sunt transformate în text. Cererile de contact care nu duc la un abonament: douăsprezece luni. Rapoartele de erori la Sentry: maximum nouăzeci de zile. Adresele IP cu hash pentru protecția împotriva abuzului: maximum 24 de ore.

Facturi, plăți și alte date cu relevanță fiscală: șapte ani, pentru că așa prevede legea.

8. Securitate

Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: conexiuni criptate (https), autentificare cu o parolă de cel puțin zece caractere, un link de unică folosință pe e-mail pentru confirmarea adresei sau alegerea unei parole noi, separare strictă între datele diferitelor firme în baza de date, acces restricționat și cât mai puține date în cât mai puține locuri. Dacă, în ciuda tuturor acestor măsuri, apare o încălcare a securității datelor cu risc pentru persoanele vizate, o notificăm conform regulilor legale, inclusiv ție.

9. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, la portabilitatea datelor și de opoziție. Multe dintre ele le poți exercita singur în aplicație: îți modifici datele, le exporți sau îți închizi contul. Pentru rest, trimiți o cerere prin formularul de contact de pe vanborg.com/contact, sau prin e-mail la nicolaas@vanborg.com; răspundem în termen de o lună.

Dacă nu ești de acord cu felul în care tratăm datele tale, poți depune o plângere la Autoriteit Persoonsgegevens, autoritatea neerlandeză pentru protecția datelor (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Am prefera să ne spui întâi nouă, dar asta nu este o condiție.

10. Cookie-uri și stocare locală

Site-ul nu setează cookie-uri de urmărire și de aceea nu are banner de cookie-uri. După autentificare, aplicația setează un cookie de sesiune cu care rămâi conectat; acesta este necesar pentru furnizarea serviciului. În browserul tău reținem local tema (deschisă sau întunecată), dacă ai văzut deja sugestia pentru altă limbă și, în aplicație, cum ți-ai aranjat ecranul. Acestea nu îți părăsesc dispozitivul.

Putem modifica această declarație de confidențialitate, de exemplu dacă schimbăm un furnizor sau adăugăm o unealtă nouă. Versiunea în vigoare este întotdeauna pe această pagină, cu data ultimei modificări sus. Modificările esențiale le comunicăm clienților prin e-mail.