Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Van Borg Agency, de eenmanszaak van Nicolaas Sterenborg, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van vanborg.com en voor de accountgegevens van klanten. Adres: Kieler Bocht 104, 9642 CE Veendam, Nederland. KVK-nummer: 42125845 · Vestigingsnummer: 000066299039 · btw-id: NL005514922B93. Vragen over privacy stel je via het contactformulier op vanborg.com/contact, of per e-mail op nicolaas@vanborg.com.

Voor de gegevens die jij als klant in de app zet over jouw klanten, zoals namen, adressen en projecten, ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarover gaat punt 6.

2. Welke gegevens we verzamelen

Account: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-id, plus de gebruikers die je aan je account toevoegt. Deze gegevens geef je zelf op bij het aanmelden.

Bedrijfsgegevens in de app: alles wat je invoert of inspreekt om je werk te doen. Projecten, klanten, werkbonnen, offertes, facturen, uren, meerwerk, bonnetjes, planning, het Wkb-dossier en de foto's die je erbij maakt. Deze gegevens verwerken we alleen om de app voor jou te laten werken.

Chat en spraak: wat je typt tegen de ChatAgent en wat je inspreekt. Een spraakopname wordt omgezet naar tekst en daarna verwijderd; de tekst bewaren we zoals een chatbericht. De agent meldt bij de start dat je met AI praat.

Betalingen: het bedrag, de status en het kenmerk van elk betaalverzoek. De betaling zelf loopt bij bunq; wij zien geen rekeningnummer of saldo, alleen wat bunq bij de bevestiging meegeeft.

Contactformulier: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht. Ook dit geef je zelf op.

Technisch: om misbruik van de chat, het contactformulier en de inlogpagina tegen te gaan slaan we geen IP-adressen op, maar alleen een onomkeerbare afgeleide daarvan (een hash met een geheim zout). Dat blijft juridisch een persoonsgegeven en zo behandelen we het ook. Gaat er technisch iets mis, dan stuurt de site een foutrapport naar Sentry (EU-regio) met de pagina, de browser en de fout, zonder je naam, e-mailadres of wat je in een formulier of de chat typte.

Bezoekcijfers: we gebruiken Vercel Web Analytics en Speed Insights van de partij die de site host. Die tellen paginabezoeken en meten laadsnelheid zonder cookies, zonder fingerprinting en zonder profiel. Uit die cijfers is niet te herleiden wie je bent. Advertentiecookies en pixels gebruiken we nergens.

3. Waarvoor we ze gebruiken

Om de app te leveren: je account bijhouden, je documenten maken en bewaren, de ChatAgent laten antwoorden en betalingen afhandelen (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).

Om je aanvraag via het contactformulier te beantwoorden en een passend voorstel te doen (grondslag: precontractuele fase).

Om de app veilig te houden, misbruik tegen te gaan en fouten te vinden en te herstellen (grondslag: gerechtvaardigd belang, met zo min mogelijk gegevens).

Om aan de belastingwet te voldoen: facturen en betalingen bewaren we zeven jaar (grondslag: wettelijke plicht).

We gebruiken je gegevens niet voor ongevraagde nieuwsbrieven en verkopen ze nooit aan derden. Marketingmail krijg je alleen als je je daar zelf voor inschrijft, en afmelden kan altijd via de link onderaan elke mail.

4. Hoe de ChatAgent met je gegevens omgaat

De ChatAgent draait op een taalmodel van Anthropic, dat we via de API aanspreken. Je berichten en de gegevens die de agent nodig heeft om te antwoorden, zoals een project of een klant, gaan daarvoor naar Anthropic. Anthropic gebruikt gegevens die via de API binnenkomen niet om modellen te trainen. Spraak wordt door OpenAI omgezet naar tekst. Om je documenten doorzoekbaar te maken rekent Voyage AI ze om naar getallenreeksen (embeddings); daaruit is de tekst niet terug te lezen. Bij beslissingen waar een bedrag aan hangt kijkt een tweede model van TypeSafe (Jev) mee. Met al deze partijen hebben we verwerkersafspraken.

Wat de agent voorstelt kan fouten bevatten. Bedragen worden altijd door een mens bevestigd; de agent maakt niets definitief zonder jouw akkoord. De agent bouwt geen profiel van je op en neemt geen besluiten over jou als persoon.

Chatlogs bewaren we twaalf maanden, zodat je een gesprek kunt teruglezen en zodat wij fouten in de agent kunnen herstellen. Daarna verwijderen we ze. Wil je ze eerder weg, dan vraag je dat via het contactformulier op vanborg.com/contact, of per e-mail op nicolaas@vanborg.com.

5. Met wie we gegevens delen

Alleen met leveranciers die nodig zijn om de site en de app te laten draaien. Concreet: Vercel (hosting, EU-regio Frankfurt, plus bezoekcijfers en laadsnelheid), Supabase (database en opslag van documenten en foto's, EU-regio), Anthropic (het AI-model achter de ChatAgent), OpenAI (spraak naar tekst), Voyage AI (embeddings), TypeSafe (het beslismodel Jev), bunq (betaalverzoeken), Twilio (de voicemail op ons telefoonnummer), PDOK en het Kadaster (adressen opzoeken; alleen het adres dat jij invult), Open-Meteo (weerbericht voor de planning; alleen een plaats, geen persoonsgegevens), de btw-controle VIES van de Europese Commissie (alleen het btw-nummer dat je invult), n8n (bevestigingsmails en interne meldingen), Resend (marketingmail, alleen als je je hebt ingeschreven), Google (Workspace, voor onze zakelijke e-mail) en Sentry (foutmeldingen, EU-regio). Met deze partijen zijn verwerkersafspraken gemaakt.

Sommige van deze leveranciers verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Dat gebeurt met passende waarborgen: certificering onder het EU-US Data Privacy Framework of EU-standaardcontractbepalingen. Een kopie van die waarborgen kun je bij ons opvragen. We verkopen nooit gegevens en delen niets voor advertentiedoeleinden.

6. Gegevens van jouw klanten

Zet je in de app gegevens van jouw klanten, dan verwerken wij die in opdracht van jou. Jij blijft verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn verwerker. Op verzoek sluiten we een verwerkersovereenkomst. Die gegevens zijn en blijven van jou. Stop je met het abonnement, dan kun je ze exporteren en verwijderen wij ze daarna.

Voor die verwerking schakelen we de subverwerkers uit punt 5 in. Komt er een nieuwe subverwerker bij, dan kondigen we dat minimaal veertien dagen van tevoren per e-mail aan, zodat je bezwaar kunt maken voordat die partij gegevens verwerkt.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

Accountgegevens en alles wat je in de app hebt gezet: zolang je account bestaat, plus dertig dagen daarna. In die dertig dagen kun je nog exporteren. Daarna verwijderen we alles, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

Chatlogs: twaalf maanden. Spraakopnames uit de spraakinvoer in de app: direct na het omzetten naar tekst. Voicemailberichten op ons telefoonnummer: de opname bewaart Twilio en we verwijderen hem op verzoek. Contactaanvragen die niet tot een abonnement leiden: twaalf maanden. Foutrapporten bij Sentry: maximaal negentig dagen. Gehashte IP-adressen voor de misbruikbescherming: maximaal 24 uur.

Facturen, betalingen en andere gegevens met fiscale relevantie: zeven jaar, omdat de wet dat voorschrijft.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (https), inloggen zonder wachtwoord via een eenmalige link, strikte scheiding tussen de gegevens van verschillende bedrijven in de database, toegangsbeperking en zo min mogelijk gegevens op zo min mogelijk plekken. Mocht er ondanks alles een datalek zijn met risico voor betrokkenen, dan melden we dat volgens de wettelijke regels, ook aan jou.

9. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Veel daarvan kun je zelf in de app: je gegevens aanpassen, exporteren of je account sluiten. Voor de rest stuur je een verzoek via het contactformulier op vanborg.com/contact, of per e-mail op nicolaas@vanborg.com; we reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We horen het liever eerst zelf, maar dat is geen voorwaarde.

10. Cookies en lokale opslag

De website zet geen trackingcookies en heeft daarom geen cookiebanner. Na het inloggen zet de app een sessiecookie waarmee je ingelogd blijft; die is nodig om de dienst te leveren. In je browser onthouden we lokaal je thema (licht of donker) en je regio (Nederland of België). Dat verlaat je apparaat niet.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een leverancier wisselen of een nieuwe tool toevoegen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Wezenlijke wijzigingen melden we klanten per e-mail.