Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem

Van Borg Agency, jednoosobowa działalność gospodarcza (eenmanszaak) Nicolaasa Sterenborga, jest administratorem danych osób odwiedzających vanborg.com oraz danych kont klientów. Adres: Kieler Bocht 104, 9642 CE Veendam, Holandia. Numer KVK: 42125845 · Numer oddziału (vestigingsnummer): 000066299039 · Numer VAT: NL005514922B93. Pytania o prywatność zadajesz przez formularz kontaktowy na vanborg.com/pl/contact albo e-mailem na nicolaas@vanborg.com.

Za dane Twoich klientów, które jako klient wprowadzasz do aplikacji, takie jak imiona i nazwiska, adresy i projekty, administratorem jesteś Ty, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Dotyczy tego punkt 6.

2. Jakie dane zbieramy

Konto: Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, adres, numer KVK i numer VAT, a także użytkownicy, których dodajesz do swojego konta. Te dane podajesz samodzielnie przy rejestracji.

Dane firmowe w aplikacji: wszystko, co wpisujesz lub nagrywasz głosem, żeby wykonać swoją pracę. Projekty, klienci, raporty z pracy, wyceny, faktury, godziny, prace dodatkowe, paragony, planowanie, dossier Wkb i zdjęcia, które do tego robisz. Przetwarzamy te dane wyłącznie po to, żeby aplikacja działała dla Ciebie.

Czat i głos: to, co piszesz do ChatAgenta, i to, co nagrywasz głosem. Nagranie głosowe zamieniamy na tekst, a potem je usuwamy; tekst przechowujemy tak jak wiadomość na czacie. Na początku rozmowy agent informuje, że rozmawiasz ze sztuczną inteligencją (AI).

Płatności: kwota, status i numer referencyjny każdej prośby o płatność. Sama płatność odbywa się w bunq; nie widzimy numeru rachunku ani salda, tylko to, co bunq przekazuje w potwierdzeniu.

Formularz kontaktowy: Twoje imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu i wiadomość. Te dane również podajesz samodzielnie.

Dane techniczne: aby przeciwdziałać nadużyciom czatu, formularza kontaktowego i strony logowania, nie zapisujemy adresów IP, tylko ich nieodwracalną pochodną (hash z tajną solą). Z prawnego punktu widzenia to nadal dana osobowa i tak ją traktujemy. Jeśli coś pójdzie nie tak od strony technicznej, strona wysyła raport o błędzie do Sentry (region UE) ze stroną, przeglądarką i błędem, bez Twojego imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści wpisanych przez Ciebie w formularzu lub na czacie.

Statystyki odwiedzin: korzystamy z Vercel Web Analytics i Speed Insights od firmy, która hostuje stronę. Liczą one odsłony stron i mierzą szybkość ładowania bez plików cookie, bez fingerprintingu i bez profilowania. Z tych liczb nie da się ustalić, kim jesteś. Nigdzie nie używamy reklamowych plików cookie ani pikseli.

3. Do czego ich używamy

Aby dostarczać aplikację: prowadzić Twoje konto, tworzyć i przechowywać Twoje dokumenty, umożliwiać odpowiedzi ChatAgenta i obsługiwać płatności (podstawa prawna: wykonanie umowy).

Aby odpowiedzieć na Twoje zapytanie z formularza kontaktowego i przedstawić dopasowaną propozycję (podstawa prawna: działania przed zawarciem umowy).

Aby utrzymać bezpieczeństwo aplikacji, przeciwdziałać nadużyciom oraz wykrywać i naprawiać błędy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes, przy możliwie najmniejszej ilości danych).

Aby spełnić wymogi prawa podatkowego: faktury i płatności przechowujemy przez siedem lat (podstawa prawna: obowiązek prawny).

Nie używamy Twoich danych do niezamówionych newsletterów i nigdy nie sprzedajemy ich osobom trzecim. E-maile marketingowe dostajesz tylko wtedy, gdy samodzielnie się na nie zapiszesz, a wypisać się możesz zawsze przez link na dole każdej wiadomości.

4. Jak ChatAgent obchodzi się z Twoimi danymi

ChatAgent działa na modelu językowym firmy Anthropic, z którego korzystamy przez API. Twoje wiadomości i dane potrzebne agentowi do odpowiedzi, takie jak projekt lub klient, trafiają w tym celu do Anthropic. Anthropic nie wykorzystuje danych przesyłanych przez API do trenowania modeli. Mowę na tekst zamienia OpenAI. Przy decyzjach, od których zależy kwota, dodatkowo sprawdza drugi model firmy TypeSafe (Jev). Ze wszystkimi tymi podmiotami mamy zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych.

Propozycje agenta mogą zawierać błędy. Kwoty zawsze zatwierdza człowiek; agent niczego nie zatwierdza ostatecznie bez Twojej zgody. Agent nie tworzy Twojego profilu i nie podejmuje decyzji dotyczących Ciebie jako osoby.

Logi czatu przechowujemy przez dwanaście miesięcy, żeby dało się wrócić do rozmowy i żebyśmy mogli naprawiać błędy agenta. Potem je usuwamy. Jeśli chcesz, żeby zniknęły wcześniej, poproś o to przez formularz kontaktowy na vanborg.com/pl/contact albo e-mailem na nicolaas@vanborg.com.

5. Komu udostępniamy dane

Wyłącznie dostawcom, którzy są potrzebni do działania strony i aplikacji. Konkretnie: Vercel (hosting, region UE Frankfurt, a także statystyki odwiedzin i szybkość ładowania), Supabase (baza danych i przechowywanie dokumentów oraz zdjęć, region UE), Anthropic (model AI, na którym działa ChatAgent), OpenAI (zamiana mowy na tekst), TypeSafe (model decyzyjny Jev), bunq (prośby o płatność), PDOK i Kadaster (wyszukiwanie adresów; tylko adres, który wpisujesz), system weryfikacji numerów VAT VIES Komisji Europejskiej (tylko numer VAT, który wpisujesz), Resend (wysyłka naszych e-maili: potwierdzenia, odpowiedzi na Twoje pytania i powiadomienia, a e-maile marketingowe tylko po zapisaniu się), Google (Workspace, do naszej firmowej poczty e-mail) i Sentry (raporty o błędach, region UE). Z tymi podmiotami zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych.

Niektórzy z tych dostawców przetwarzają dane w Stanach Zjednoczonych. Odbywa się to z odpowiednimi zabezpieczeniami: certyfikacją w ramach EU-US Data Privacy Framework lub standardowymi klauzulami umownymi UE. Kopię tych zabezpieczeń możesz od nas otrzymać na żądanie. Nigdy nie sprzedajemy danych i niczego nie udostępniamy w celach reklamowych.

6. Dane Twoich klientów

Jeśli wprowadzasz do aplikacji dane swoich klientów, przetwarzamy je na Twoje zlecenie. Ty pozostajesz administratorem; my jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Na życzenie zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych. Te dane są i pozostają Twoje. Jeśli zrezygnujesz z subskrypcji, możesz je wyeksportować, a potem je usuwamy.

Do tego przetwarzania korzystamy z podmiotów podprzetwarzających wymienionych w punkcie 5. Jeśli dojdzie nowy podmiot podprzetwarzający, informujemy o tym e-mailem co najmniej czternaście dni wcześniej, tak żeby był czas na zgłoszenie sprzeciwu, zanim ten podmiot zacznie przetwarzać dane.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta i wszystko, co wprowadzasz do aplikacji: tak długo, jak istnieje Twoje konto, plus trzydzieści dni. W tych trzydziestu dniach możesz jeszcze wyeksportować dane. Potem usuwamy wszystko poza tym, co musimy przechowywać zgodnie z prawem.

Logi czatu: dwanaście miesięcy. Nagrania z wprowadzania głosowego w aplikacji: od razu po zamianie na tekst. Zapytania kontaktowe, które nie kończą się subskrypcją: dwanaście miesięcy. Raporty o błędach w Sentry: maksymalnie dziewięćdziesiąt dni. Zahaszowane adresy IP do ochrony przed nadużyciami: maksymalnie 24 godziny.

Faktury, płatności i inne dane istotne podatkowo: siedem lat, bo tak nakazuje prawo.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowane połączenia (https), logowanie hasłem o długości co najmniej dziesięciu znaków, jednorazowy link w e-mailu do potwierdzenia adresu albo ustawienia nowego hasła, ścisłe oddzielenie danych różnych firm w bazie danych, ograniczenie dostępu oraz jak najmniej danych w jak najmniejszej liczbie miejsc. Jeśli mimo wszystko dojdzie do naruszenia ochrony danych, które stwarza ryzyko dla osób, których dane dotyczą, zgłosimy je zgodnie z przepisami, także Tobie.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu. Wiele z tego możesz zrobić samodzielnie w aplikacji: zmienić swoje dane, wyeksportować je lub zamknąć konto. W pozostałych sprawach wyślij wniosek przez formularz kontaktowy na vanborg.com/pl/contact albo e-mailem na nicolaas@vanborg.com; odpowiadamy w ciągu miesiąca.

Jeśli nie zgadzasz się z tym, jak obchodzimy się z Twoimi danymi, możesz złożyć skargę do holenderskiego organu ochrony danych, Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Wolimy usłyszeć o tym najpierw sami, ale nie jest to warunek.

10. Pliki cookie i pamięć lokalna

Strona nie ustawia śledzących plików cookie, dlatego nie ma banera cookie. Po zalogowaniu aplikacja ustawia plik cookie sesji, dzięki któremu nie musisz logować się ponownie; jest on niezbędny do świadczenia usługi. W Twojej przeglądarce zapamiętujemy lokalnie motyw (jasny lub ciemny), to, czy propozycja innego języka była Ci już pokazana, a w aplikacji układ Twojego ekranu. Te informacje nie opuszczają Twojego urządzenia.

Możemy zmieniać tę politykę prywatności, na przykład gdy zmienimy dostawcę lub dodamy nowe narzędzie. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie, z datą ostatniej zmiany na górze. O istotnych zmianach informujemy klientów e-mailem.