--- title: "AI-backoffice medewerker: je administratie uit handen" description: "Zes modules die het werk overnemen dat een backoffice-medewerker doet: Opvolg-agent (€ 299/mnd), E-mailassistent (€ 249/mnd), Administratie-agent (€ 349/mnd), Leadkoppeling (€ 149/mnd), Herinneringsagent (€ 149/mnd) en Debiteurenagent (€ 149/mnd). Je kiest per stuk wat je nodig hebt. Elke module wordt om jouw pakketten en jouw manier van werken heen gebouwd: 1 tot 2 weken, met een controlestap voordat hij live gaat." url: https://vanborg.com/diensten/ai-backoffice locale: nl type: page updated: 2026-08-28 author: "Nicolaas Sterenborg" --- # AI-backoffice medewerker: je administratie uit handen Zes modules die het werk overnemen dat een backoffice-medewerker doet: Opvolg-agent (€ 299/mnd), E-mailassistent (€ 249/mnd), Administratie-agent (€ 349/mnd), Leadkoppeling (€ 149/mnd), Herinneringsagent (€ 149/mnd) en Debiteurenagent (€ 149/mnd). Je kiest per stuk wat je nodig hebt. Elke module wordt om jouw pakketten en jouw manier van werken heen gebouwd: 1 tot 2 weken, met een controlestap voordat hij live gaat. ## Voor wie Voor bedrijven waar het papierwerk blijft liggen tot zondagavond: offertes opvolgen, mail beantwoorden, bonnen inboeken, herinneringen sturen en facturen nalopen. ## Wat het oplevert - Offertes worden nagebeld, mail beantwoord en bonnen geboekt zonder dat jij eraan zit - Aanvragen komen compleet in je CRM of agenda terecht, zonder overtypen - Herinneringen en openstaande facturen lopen door terwijl jij aan het werk bent ## Prijzen - **Opvolg-agent** — € 595 setup + € 299/mnd (incl. 300 belminuten per maand, daarna € 0,39/min): Belt zelf uit: offertes nabellen, afspraak- en onderhoudsherinneringen, klanten reactiveren en reviewverzoeken. Opvolging met een echt gesprek in plaats van een berichtje. Alleen naar mensen die al klant of aanvrager zijn, nooit naar gekochte lijsten. - **E-mailassistent** — € 395 setup + € 249/mnd: Leest binnenkomende mail mee, beantwoordt de terugkerende vragen uit je eigen kennisbank en stuurt de rest door naar de juiste persoon met een korte samenvatting erboven. Alles wat hij schrijft komt eerst als concept in je postvak te staan; jij drukt op versturen. Wat vaak genoeg goed gaat, mag je later automatisch laten wegsturen. - **Administratie-agent** — € 495 setup + € 349/mnd: Leest bonnen en inkoopfacturen uit (leverancier, bedrag, btw, grootboekrekening) en boekt ze in je eigen boekhoudpakket: Exact, e-Boekhouden, Moneybird en vergelijkbare pakketten. Andersom wordt een foto of spraakmemo van een werkbon een conceptfactuur of conceptofferte met jouw posten en tarieven. Twijfelt hij over een post, dan zet hij hem klaar met een vraag erbij in plaats van te gokken. Jij en je boekhouder blijven controleren; de aangifte blijft mensenwerk. - **Leadkoppeling** — € 295 setup + € 149/mnd: Alles wat binnenkomt via je site, je telefoon, WhatsApp of een formulier landt compleet in je CRM, je agenda of je eigen overzicht, met de juiste velden ingevuld en zonder dubbele records. Jij en je team krijgen er meteen een melding van op de plek waar je toch al kijkt. Heb je nog geen CRM, dan kan het lichte dashboard of kanban-bord van de website die rol spelen. - **Herinneringsagent** — € 295 setup + € 149/mnd: Stuurt bevestigingen en herinneringen voor afspraken, en houdt bij wat er periodiek terug moet komen: een APK, een controle, een onderhoudsbeurt, een polis die afloopt. Zegt iemand af of komt hij niet opdagen, dan pakt de agent dat op met een nieuw voorstel in plaats van dat het gat in je agenda blijft staan. - **Debiteurenagent** — € 295 setup + € 149/mnd: Volgt openstaande facturen op met een vriendelijke herinnering op dag 3, 14 en 30, in jouw naam en met de betaallink erbij. Wie betaalt valt er meteen uit. Wat blijft liggen of ingewikkeld wordt komt bij jou terecht met de historie erbij, want een betalingsregeling of een geschil is geen werk voor een agent. Alle prijzen: https://vanborg.com/prijzen ## Veelgestelde vragen ### Werkt zo'n module meteen, of moet er iets gebouwd worden? Er moet iets gebouwd worden, en dat zeggen we liever vooraf dan achteraf. Elke module hangt aan jouw systemen: jouw postvak, jouw boekhoudpakket, jouw agenda, jouw CRM. Wij bouwen hem daar omheen en dat kost 1 tot 2 weken, met een controlestap voordat hij live gaat. In die tijd bepalen we samen wat hij zelf mag doen en wat hij eerst aan jou voorlegt. De ChatAgent staat wél binnen enkele dagen live, want die draait op ons eigen systeem. ### Gaat er iets de deur uit zonder dat ik het gezien heb? Niet zolang jij dat niet wilt. Elke module start met een controlestap: de e-mailassistent zet concepten in je postvak, de administratie-agent zet een boeking of factuur klaar, de debiteurenagent laat de herinneringstekst eerst zien. Wat maandenlang goed gaat mag je daarna automatisch laten lopen, en dat is jouw keuze per onderdeel. Twee dingen doen we sowieso niet zonder mens: een betalingsregeling treffen en een aangifte indienen. ### Werkt het met de software die ik al gebruik? Meestal wel. Exact, e-Boekhouden, Moneybird, Google Agenda, Outlook en de meeste CRM-pakketten hebben een officiële koppeling, en daar sluiten we op aan. Of jouw specifieke pakket het toelaat zoeken we uit in de gratis scan, vóór je iets afneemt, en als het niet kan zeggen we dat gewoon. Heb je nog niets, dan kan het lichte dashboard of kanban-bord van de website die rol spelen. ### Mijn werk zit anders in elkaar. Past er dan niets? De zes hierboven zijn bewust branche-onafhankelijk: een offerte nabellen, een bon inboeken en een herinnering sturen zien er bij een tandartspraktijk hetzelfde uit als bij een dakdekker. Zit jouw werk daar écht anders in, bijvoorbeeld een wachtlijst die opschuift bij een afzegging of een dossier dat zichzelf moet vullen, dan begint dat met de gratis scan. Daar komt de scope en de prijs uit, en pas daarna een offerte. ### Wie is verantwoordelijk als er iets fout wordt geboekt? Jij, samen met je boekhouder, en daarom boekt de agent niets waar hij over twijfelt. Een post die hij niet zeker weet zet hij klaar met een vraag erbij in plaats van te gokken. De aangifte blijft mensenwerk: je bent zelf aansprakelijk voor wat erin staat, en dat verandert niet doordat een model het heeft voorgesteld. ### Moet ik een website bij jullie hebben? Nee. Elke module werkt los: op je bestaande website, via je eigen mail en agenda, of helemaal zonder site. Heb je wél een website bij ons, dan zet je ze aan op dezelfde factuur en delen ze dezelfde kennisbank als je AI-receptionist.